Vivimos en una sociedad totalmente digital donde nos comunicamos principalmente a través de medios electrónicos. Saber escribir un email en inglés es totalmente indispensable ya sea por trabajo o para tener una comunicación formal con una persona del extranjero u organización. En este artículo encontrarás la información necesaria para que puedas redactar un email en inglés de manera profesional sin inconveniente.
Antes de comenzar, te mencionamos algunos consejos que debes tomar en cuenta al enviar un correo electrónico:
- Comienza por definir si tu email es totalmente formal o es informal, esto te ayudará a saber el contexto de tu escrito, qué palabras o frases debes usar y cuáles no.
- Sé preciso y conciso con lo que quieres explicar en ese correo electrónico. Mientras más largo menos probabilidades tienes de que puedan leerlo rápido.
- No uses las contracciones, usa las palabras completas.
- Evita los emojis o mayúsculas, a menos que quieras resaltar una palabra en particular.
- Puedes resaltar en negrita alguna línea específica o palabra que te parezca importante resaltar.
- Siempre mantén una posición formal. Puedes crear cercanía o demostrar amabilidad con algunas frases que te diremos más adelante.
- Preferiblemente usa una cuenta de correo electrónico profesional para enviar el mensaje. Al usar una cuenta como por ejemplo: regalito24@gmail, le quita seriedad al correo.
- En un email de trabajo evita siempre en lo posible despedir con la palabra “Besos” / “Kisses”, no percibe como profesional. Esto lo puedes usar para alguien muy cercano.
Ahora veamos cómo puedes escribir un email en inglés y parecer todo un nativo.
Estructura del email en inglés
Si no sabes cómo estructurar tu email, aquí te dejamos los principales pasos a tomar en cuenta al momento de redactarlo:
1. Destinatario
A diferencia de la carta, en un email no debes escribir la fecha, pero sí debes escribir la dirección de correo de la persona que vas a contactar. Ten la dirección a la mano y verifica siempre antes de enviar para corroborar el correo.
Si necesitas enviar la misma información a varios destinatarios puedes usar la opción de copiar (CC). Pero si quieres mantener la privacidad de cada uno, puedes usar la opción de copia oculta (CCO) así los receptores no verán a quienes les ha llegado ese correo. Un ejemplo:
2. Asunto del email en inglés
Muchas veces por escribir rápido olvidamos colocar el asunto de nuestro correo. Al comenzar un nuevo email en inglés debes describir de forma corta y clave el asunto.
No lo dejes a la ligera, el asunto es súper importante ya que es lo primero que verá el receptor. Piensa que si recibe muchos correos al día, tu asunto debe resaltar para que pueda llamar su atención.
Si eres quien recibe y vas a responder lo más común es darle a la opción de responder y ya queda el asunto del primer correo. Si vas a hablar de otro tema, entonces puedes modificarlo.
Veamos un asunto llamativo: Fabiana this special offer is only for you / Fabiana esta oferta especial es solo para ti
3. Saludo
Tu email debe comenzar con un saludo al destinatario. Si es un email formal puedes saludar con Dear / Estimado(a) y luego el nombre de la persona.
Si es informal puedes usar sin problema Hello o Hi / Hola más el nombre. Si no sabes para quién va dirigido exactamente puedes colocar To Whom It May Concern /A quién pueda interesar.
Luego de saludar, se acostumbra a colocar una frase cordial deseando que todo se encuentre bien, por ejemplo: I hope you’re well / Espero que estés bien.
4. Introducción del email en inglés
Antes de entrar en detalle en el email, puedes usar algunas frases para hacer una pequeña introducción de tu escrito. Por ejemplo, puedes comenzar con:
- I am writing to… / Le escribo para…
- I am writing in reference to / Le escribo en referencia a
- I would like to ask you about… / Me gustaría preguntarte sobre
Si es una respuesta a un email previo, puedes colocar:
- Regarding your application / Respecto a su solicitud
Si es primera vez que contactas con esa persona puedes indicar de donde le escribes:
- I write from / Le escribo de…
Si el motivo del email es pedir información puedes escribir:
- I would like have more information about… / Quisiera tener más información sobre…
Cuerpo del email
En este punto debes describir el motivo de tu email de manera precisa. Es importante que el receptor entienda cuál es el fin de este correo para que de esta manera la comunicación sea efectiva. Utiliza oraciones cortas en vez de oraciones demasiado largas. Distribuye los textos de manera atractiva a la vista, que no se vean demasiado largos.
Si adjuntas un archivo en el email debes indicarlo en el correo, así en el caso de que no llegue, el receptor ya tiene conocimiento de que hay un adjunto. Para indicarlo puedes decir:
- Find the file attached / Encuentre el archivo adjunto
- Attached, you will find… / Adjunto, encontrará…
Si copias a una persona para enlazarla con el destinatario del email, escribe:
- I copied this email to my boss / Copié este correo a mi jefe
- I have copied my coworker / He copiado a mi compañero de trabajo
Despedida
Después de explicar el mensaje del motivo del email, te despides cordialmente según la formalidad de tu correo. En esta última parte del email en inglés también puedes aprovechar para indicar si el receptor necesita más información, agradecer la colaboración o simplemente decirle que espera su respuesta. Aquí algunos ejemplos para estas situaciones:
- I look forward to hearing from you / Quedo a la espera de tener noticias suyas
- Thank you for your time / Gracias por su tiempo
- If you require any further information, feel free to contact me / Si necesita más información, no dude en ponerse en contacto conmigo.
Si quieres parece un poco más cercano siendo cordial también puedes agregar frases como:
- Have a good week / Que tengas una buena semana
- Have a good weekend / Buen fin de semana
Por último, terminas con:
- Regards / Saludos
- Best regards, / Un cordial saludo,
- Thanks, / Gracias,
- Many thanks / Muchas gracias
Firma
Si no tienes configurada una firma en tu correo electrónico, puedes escribir tu nombre y números de teléfono. Si es un email de trabajo se agrega el cargo y nombre de la empresa.
Hay quienes acostumbran también a colocar la inicial de su nombre y apelldios para despedir, en caso de que quieras hacerlo debe ser con alguien que tengas comunicación constantemente.
¿Estás listo para escribir un email en inglés? Con todos los consejos que te hemos dado en este artículo seguro que puedes enviarlo de forma eficaz. También te dejamos este video “How to write an email in English” para completar toda la información que te hemos dado.
Si te interesa saber cómo escribir una carta formal en inglés tanto por correo electrónico como en papel te aconsejamos que leas nuestro artículo ¿cómo escribir una carta formal en inglés?
Si aún sientes que tu inglés escrito no es el mejor y no estás seguro de poder escribirle a otra persona, te recomendamos nuestras clases de inglés online con profesores nativos. Ellos te darán todas las herramientas necesarias para que perfecciones el inglés desde la comodidad de tu casa u oficina. ¿Quieres una clase gratis para conocer nuestro sistema? Regístrate y consíguela hoy mismo.